Personalakten

Für die Führung und Aufbewahrung der Personalakten ist der Anstellungsträger verantwortlich, d.h. in der Regel die Kirchengemeinden und Kirchenbezirke. Teilweise wird die Führung der Personalakte auch an die Kirchlichen Verwaltungsstellen delegiert.

In diesem Fall ist erforderlich, dass in der Personalakte konkret festgehalten wird, welcher Teil der Personalakte beim Anstellungsträger und welcher Teil bei der Kirchlichen Verwaltungsstelle oder einer gemeinschaftlichen Kirchenpflege geführt wird.

Personalakten sind ein Instrument der Personalführung und -verwaltung.

Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Schriftstücken, die in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit dem konkreten Arbeitsverhältnis stehen und die in Bezug zur Person der/des Beschäftigten von dienstlichem Interesse sind. Sie sollen ein umfassendes, möglichst lückenloses Bild über Herkunft, Ausbildung, beruflichen Bildungsgang, sonstige dienstlich relevante Daten (z. B. über Befähigung und Leistungen) sowie über das dienstliche und in Ausnahmefällen das außerdienstliche Verhalten der Beschäftigten geben.

Die Personalakten sind ihrer Natur nach vertraulich zu behandeln. Sie enthalten nicht nur Einträge und Schriftstücke dienstlicher, sondern auch außerdienstlicher und persönlicher Art, die kraft des zwischen Arbeitgeber und beschäftigter Person bestehenden Treueverhältnisses vor unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen sind. Die Kenntnis des Inhalts soll sich auf den/die Dienstvorgesetzte/n und die zuständigen Personalsachbearbeiter/innen beschränken.

Die Beschäftigten haben ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Der/Die Beschäftigte kann /ihr/sein Einsichtsrecht jederzeit und anlasslos ausüben. Der/die Beschäftigte muss keinen Grund für die begehrte Akteneinsicht nennen. Er/Sie kann ihr/sein Recht auf Akteneinsicht auch wiederholt wahrnehmen.

Das Datenschutzrecht ist für das gesamte Personalwesen und für die dort geführten Personalakten von großer Bedeutung. Personalakten enthalten Daten, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse der Beschäftigten betreffen. Es geht somit um personenbezogene Daten nach dem Datenschutzrecht.

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